Zysk jest, pieniędzy nie ma. Gdzie podziała się gotówka z Twojej firmy?

Firma ma przychody. Klienci kupują. Księgowość pokazuje zysk. Podatek dochodowy też niestety potwierdza, że firma zarabia.

Tylko na koncie jakoś tego nie widać.

Brzmi znajomo?

To jedna z sytuacji, które potrafią najbardziej frustrować przedsiębiorców. Skoro firma wypracowała 100, 200 czy 500 tysięcy złotych zysku, naturalne wydaje się pytanie:

„To gdzie są moje pieniądze?”

Odpowiedź jest prostsza, niż mogłoby się wydawać:

zysk i gotówka to nie to samo.

I właśnie zrozumienie tej różnicy jest jednym z pierwszych kroków do świadomego zarządzania finansami firmy.

Zysk nie oznacza pieniędzy na rachunku bankowym

W dużym uproszczeniu:

zysk = przychody – koszty

Jeżeli więc firma osiągnęła 1 000 000 zł przychodów i poniosła 800 000 zł kosztów, możemy powiedzieć, że wypracowała 200 000 zł zysku.

Nie oznacza to jednak, że na jej rachunku bankowym powinno znajdować się dodatkowe 200 000 zł.

Dlaczego?

Ponieważ wynik finansowy pokazuje rentowność działalności, a stan rachunku bankowego pokazuje przepływ pieniędzy.

A pomiędzy jednym a drugim może wydarzyć się naprawdę sporo.

1. Wystawiłeś fakturę, ale klient jeszcze jej nie zapłacił

To jeden z najprostszych przykładów.

Wyobraź sobie, że w czerwcu wykonujesz usługę i wystawiasz klientowi fakturę na 30 000 zł.

Kwota trafia do Twoich przychodów, ale klient ma 30 dni na zapłatę.

W księgowości widzisz więc przychód.

Na rachunku bankowym?

0 zł.

Jeżeli takich klientów jest kilku, różnica może być ogromna.

Firma może wyglądać na bardzo rentowną, a jednocześnie mieć problemy z regulowaniem bieżących zobowiązań.

Dlatego warto patrzeć nie tylko na sprzedaż, ale również na należności i terminy ich spływu.

2. Kupiłeś coś, co nie stało się od razu kosztem

Załóżmy, że firma kupuje maszynę za 120 000 zł.

Pieniądze rzeczywiście opuszczają rachunek bankowy – całe 120 000 zł.

Podatkowo jednak zakup może nie zostać jednorazowo zaliczony do kosztów. Jeżeli składnik majątku podlega amortyzacji, jego wartość będzie rozliczana w kosztach stopniowo.

W efekcie może wydarzyć się coś pozornie dziwnego:

z konta zniknęło 120 000 zł, ale w wyniku firmy nie pojawiło się od razu 120 000 zł kosztu.

Gotówki jest więc mniej, a zysk nadal może być wysoki.

3. Spłacasz kredyt albo leasing

Tu pojawia się kolejna pułapka.

Przedsiębiorca widzi przelew do banku i naturalnie myśli:

„Przecież to jest wydatek firmy.”

Owszem – pieniądze rzeczywiście wychodzą z rachunku.

Ale nie każdy taki wydatek w całości jest kosztem podatkowym.

Dobrym przykładem jest spłata kapitału kredytu. Rata zmniejsza stan gotówki, ale część kapitałowa nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Kosztem mogą być natomiast odsetki – przy spełnieniu odpowiednich warunków.

Znów więc:

gotówki ubywa szybciej niż kosztów.

4. Zapłaciłeś podatek

To moment szczególnie bolesny.

Firma osiąga zysk, więc pojawia się podatek dochodowy.

Płacisz go z rachunku bankowego.

Gotówki jest mniej.

A przecież sam podatek dochodowy co do zasady nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Właśnie dlatego warto pamiętać, że zysk przed opodatkowaniem nie jest kwotą, którą właściciel może po prostu wyjąć z firmy i przeznaczyć na dowolny cel.

5. Pieniądze zostały w zapasach

Ten problem szczególnie dobrze znają firmy handlowe i produkcyjne.

Kupujesz towar za 100 000 zł.

Pieniądze opuszczają rachunek bankowy, ale towar nadal znajduje się w magazynie.

Ekonomicznie pieniądze nie „zniknęły”. Zmieniły tylko formę:

gotówka → zapasy.

Problem w tym, że faktury, wynagrodzeń czy ZUS-u nie zapłacisz towarem leżącym na półce.

Firma może więc posiadać spory majątek i jednocześnie mieć problem z płynnością.

6. Właściciel wypłaca pieniądze z firmy

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca może przelewać pieniądze z rachunku firmowego na prywatny.

Takie wypłaty same w sobie nie stają się przez to kosztem podatkowym działalności.

Załóżmy więc, że firma osiągnęła 200 000 zł dochodu, ale w ciągu roku przedsiębiorca przeznaczył znaczną część pieniędzy na prywatne wydatki.

Na koniec roku może pojawić się pytanie:

„Skoro zarobiłem 200 000 zł, dlaczego tych pieniędzy nie mam?”

Część odpowiedzi może być bardzo prosta:

bo zostały już skonsumowane.

Dlatego szczególnie w małych firmach warto oddzielać finanse firmowe od prywatnych.

7. Firma rośnie – i właśnie dlatego zaczyna brakować jej gotówki

To sytuacja, która na pierwszy rzut oka wydaje się absurdalna.

Sprzedaż rośnie.

Przychody rosną.

Zysk rośnie.

A pieniędzy zaczyna brakować.

Dlaczego?

Bo wzrost firmy często trzeba najpierw sfinansować.

Większa sprzedaż może oznaczać konieczność zakupu większej ilości towaru, zatrudnienia pracowników, poniesienia kosztów marketingu, wynajęcia większego biura czy sfinansowania realizacji dużego zlecenia.

Jeżeli dodatkowo klient zapłaci dopiero za 30, 60 czy 90 dni, firma przez pewien czas finansuje jego zakup z własnej kieszeni.

Dlatego paradoksalnie szybko rosnąca i rentowna firma również może mieć problemy z płynnością finansową.

Gdzie więc podziały się pieniądze?

Jeżeli Twoja księgowość pokazuje zysk, a Ty nie widzisz go na rachunku bankowym, zacznij od kilku miejsc:

• sprawdź, ile pieniędzy klienci są Ci jeszcze winni,
• zobacz, ile gotówki zamroziłeś w towarach i zapasach,
• przeanalizuj zakup środków trwałych i inwestycje,
• sprawdź raty kredytów i innych zobowiązań,
• policz zapłacone podatki,
• przeanalizuj wypłaty właścicieli,
• sprawdź, jak szybko płacisz dostawcom i jak szybko płacą Tobie klienci.

Bardzo często pieniądze wcale nie „zniknęły”.

Po prostu znajdują się gdzie indziej.

Nie pytaj tylko: „Ile zarobiłem?”

To ważne pytanie, ale właściciel firmy powinien zadawać sobie jeszcze kilka innych:

Ile mam gotówki?

Ile pieniędzy mają jeszcze moi klienci?

Jakie płatności czekają mnie w najbliższych tygodniach?

Ile pieniędzy mogę bezpiecznie wypłacić z firmy?

Czy moja działalność generuje gotówkę, czy cały czas jej potrzebuje?

Dopiero połączenie tych informacji daje prawdziwy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Księgowość może mówić o Twojej firmie znacznie więcej

Dobra księgowość nie powinna kończyć się na informacji:

„VAT do zapłaty wynosi X, a podatek dochodowy Y.”

Dane księgowe mogą być punktem wyjścia do znacznie ważniejszej rozmowy:

Co właściwie dzieje się z pieniędzmi w Twojej firmie?

Czy firma rzeczywiście zarabia?

Na czym zarabia najwięcej?

Co pochłania gotówkę?

Czy może pozwolić sobie na inwestycję?

Czy bezpiecznie jest zatrudnić kolejną osobę?

Czy wzrost sprzedaży rzeczywiście poprawia jej sytuację?

W RICAVI chcemy patrzeć na księgowość właśnie w ten sposób – nie tylko jako na obowiązek wobec urzędu skarbowego, ale również jako na źródło informacji potrzebnych do podejmowania dobrych decyzji biznesowych.

Bo ostatecznie nie chodzi tylko o to, żeby wiedzieć, ile firma zarobiła.

Chodzi również o to, żeby wiedzieć, co stało się z pieniędzmi.