To nie są najłatwiejsze czasy dla przedsiębiorców. Wielu balansuje na krawędzi przetrwania, rozpaczliwie szukając nowych zleceń i oszczędności.

Bez względu na to, czy szukasz sposobów na przetrwanie, czy na to, jak zrealizować plany rozwojowe, musisz wykorzystać każdą sposobność, by poprawić stan swoich finansów.

Mało kto jednak w gronie swoich sprzymierzeńców widzi… swoją księgową!

Przeczytaj, a będziesz wiedzieć:

• czym się różni przedsiębiorca skuteczny od tego, który balansuje na krawędzi;

• jak się ma monitorowanie danych do stanu Twoich firmowych finansów;

• jakie rady księgowej mogą natychmiast poprawić sytuację finansową przedsiębiorstwa.

To nie tak miało być

“Dlaczego w mojej firmie nie dzieje się tak, jak sobie wymarzyłem? Dlaczego nie może być wreszcie stabilnie, spokojnie i dostatnio? Nie dość, że warunki prowadzenia biznesu w Polsce nie należą do najłatwiejszych, to jeszcze covid, wojna, inflacja, brak przewidywalności, gorsze nastroje zakupowe. Kiedy będzie w końcu lepiej?”.

To obecnie rzeczywistość wielu przedsiębiorców. Jakby tego było mało, wymyślanie kolejnych sposobów „jak przetrwać” robi się coraz trudniejsze!

Najgorsze jest właśnie to, jak daleko jest sytuacja Twojej firmy od tego, co sobie założyłeś. Miałeś przecież zarabiać na pasji lub tym, co umiesz robić najlepiej. Miałeś ambitne plany wzrostu i zaistnienia na coraz to nowych rynkach.

Tymczasem być może trwasz „od kryzysu do kryzysu”, podejmując kolejne próby przetrwania. Być może Twoja sytuacja jest lepsza, ale nie na tyle dobra, by móc stwierdzić: “Jest lepiej niż kiedykolwiek!”.

Czy prowadzenie biznesu polega na ciągłym martwieniu się „jak przetrwać”?

Biznes nie powinien być źródłem ciągłej udręki

Ta sytuacja nie jest niczym nowym. Dotyczy tysięcy przedsiębiorców. A sygnalizuje Ci coś bardzo ważnego. Coś, co prawdopodobnie przeoczyłeś!

Faktycznie, obecne czasy są dla przedsiębiorców wyjątkowo trudne. Jednakże bez trudu znajdziesz takich, którzy radzą sobie doskonale! I nie są to tylko ci, którzy mają ogromny kapitał pozwalający zdobywać przewagę w trudniejszych czasach.

To także mali i średni, którzy po prostu zarządzają swoją firmą inaczej. Jak?

Różnica między przedsiębiorcami skutecznymi a takimi sobie

Otóż przede wszystkim… zarządzają! A zarządzanie wymaga znajomości różnych danych.

Nie mierzysz? Nie zarządzasz!

Musisz dokładnie wiedzieć, jakie masz liczby, skąd się one wzięły oraz jak i dlaczego się zmieniają. Uprzedzam: na pytanie „dlaczego?” nie możesz sobie odpowiadać po prostu: „bo kryzys”.

Ci, którzy nie znają swoich danych, podejmują gorsze decyzje, często w oparciu o intuicję lub o szacunki „mniej więcej”. W ten sposób umyka im dużo zmiennych, które powinny być uwzględnione w działalności strategicznej i operacyjnej firmy.

Przedsiębiorcy, którzy w czasach kryzysu świętują sukcesy lub zwyczajnie są na tyle stabilni, by przetrwać trudne czasy, znają swoje liczby. Bez wyjątku!

Owszem, znam takich, którym się udało odnieść sukces w biznesie pomimo tego, że nie liczą i nie monitorują danych. Lecz mamy tu do czynienia z którymś ze scenariuszy:

• albo mu się udało i jest to absolutny wyjątek, nie zaś reguła;

• albo odnosi sukces, który za chwilę zmieni się w totalną klęskę i nawet nie będzie wiedział, dlaczego tak się stało;

• albo inni liczą za niego i chronią jego cztery litery (oczywiście chodzi o “zysk”).

A czy wiesz, dlaczego znajomość danych, monitorowanie trendów i liczenie wskaźników jest warunkiem przetrwania firmy, a także osiągnięcia czegoś więcej? O tym za chwilę.

Czy liczenie jest naprawdę konieczne?

Sukcesy przedsiębiorców, którzy nie liczą, to zdradliwe zjawisko. Jeśli ma to być dowód na to, że liczenie nie jest konieczne, to tak jakbyś stwierdził, że zapinanie pasów podczas jazdy samochodem nie jest potrzebne, bo znasz kogoś, kto nie zapiął i przeżył wypadek.

W obu sytuacjach jest podobnie: to bardziej kwestia szczęścia i paru okoliczności, które sprawiły, że nie skończyło się tragedią. A sukces jest tylko pozorny. Statystyka natomiast mówi co innego.

Ale ja przecież jestem kiepskim analitykiem!

Brak zakumplowania się z liczbami wynika między innymi stąd, że nikt nas nie uczy, jak się nimi posługiwać, więc zwyczajnie mamy cykora, gdy nasze oczy rejestrują obecność cyferek.

A jeszcze jeśli liczby pokażą, że jest coś nie tak?! To dopiero będzie dramat! Co ja wtedy zrobię?

Moi klienci podkreślają ponadto, że nie mają praktyki ani wyczucia, jak obrabiać dane, by wyciągnąć z nich właściwe wnioski i by liczby faktycznie służyły ich biznesom.

Dlatego też wolą sobie wmawiać, że liczb nie potrzebują i że jakoś sobie radzą bez nich. Gdyby to jednak był właściwy sposób prowadzenia firmy, sytuacja tysięcy firm byłaby dużo lepsza. Niestety, jak się okazuje, zarządzanie bez znajomości danych jest nieświadomym pogrążaniem się.

Ci, którzy nie zauważyli niebezpiecznego trendu, nie mogli w porę zareagować.

Ci, którzy nie liczyli efektywności pracowników i procesów, podejmowali złe decyzje, które kosztowały duże pieniądze.

Ci, którzy nie liczyli wskaźników konwersji, popełniali ciągle te same błędy w kampaniach marketingowych, przepalając budżety.

Ci, którzy nie zastanawiali się, skąd się wzięły tak wysokie kwoty podatków, nie podjęli nigdy prób ich obniżenia, np. przez zmianę formy opodatkowania.

To wszystko kosztuje kupę siana.

Wszystko dlatego, że ktoś sobie wmawia, że nie jest dobrym analitykiem. A musi być?

Dane ma Twój największy sprzymierzeniec!

Po pierwsze: nie musisz być analitykiem z prawdziwego zdarzenia. Jak się za chwilę dowiesz, chodzi o naprawdę proste podstawowe dane. Chodzi także o powtarzalne procesy w Twojej firmie, których ogarnięcie wymaga nauczenia się raz a dobrze. Potem liczenie jest już czystą formalnością.

Uwierz mi, nie musisz docierać do tajnych wskaźników ani umieć czytać między wierszami. Wystarczy, że będziesz regularnie zaglądał do określonego zestawu informacji oraz wiedział, czego tam szukać.

Po drugie: większość danych masz na wyciągnięcie ręki. Możesz je sobie skompletować sam, ale jeszcze lepiej wyjdziesz, gdy zaangażujesz do tego księgową, która powinna być jednym z Twoich największych sprzymierzeńców w prowadzeniu biznesu.

Jak to? Księgowa? Przecież ona tylko mi liczy wysokość podatków i składek!

Już za chwilę się przekonasz, że rezygnacja z jej wsparcia to czyste marnotrawstwo.

Porada 1. Wybierz księgową, która doradza

Jeśli masz księgową, która odpowie na Twoje pytania, podpowie co nieco i czujesz, że możesz z nią skonsultować pewne kwestie finansowe, to świetnie trafiłeś!

Jednak jakieś ¾ moich klientów trafiło do mnie z żalem, że “w poprzednim biurze to nic nie można się było dowiedzieć”.

Od razu zaznaczam: to że Twoja księgowa jedynie liczy Ci kwoty, które musisz zapłacić rozmaitym instytucjom nie oznacza automatycznie, że świadczy złe usługi. Może po prostu na taką tylko formę współpracy się umówiliście! Zanim więc zaczniesz krzywo patrzeć na swoją księgową, po prostu zapytaj, na co możesz liczyć z jej strony. Może niektóre porady, konsultacje czy raporty są w cenie usług księgowych, może zaś są świadczone w ramach usług dodatkowych. Spytaj, dowiedz się.

Jeśli jednak okaże się, że nie możesz liczyć na żadne wsparcie poza podaniem wysokości podatków i składek do zapłaty, rozważ następstwa pozostania w takiej współpracy i potencjalnej zmiany na inną.

Księgowa bowiem często widzi dużo więcej niż sam przedsiębiorca!

To księgowa często jako pierwsza widzi niebezpieczny trend rosnących kosztów.

To księgowa dostrzega pewnego rodzaju sezonowość w działalności swego klienta, czego nie widzi sam klient.

To księgowa może podpowiedzieć, gdy forma opodatkowania nie odpowiada już etapowi rozwoju firmy.

To księgowa podpowie, z jakich ulg możesz skorzystać, zanim ją o to spytasz.

Co z tego, że sporo z tych informacji klienci mają dostępnych w panelu klienta?

Co z tego, że część z tych danych wysyłamy klientom w postaci comiesięcznych raportów?

Klienci często nie zaglądają do tych informacji (bo nie mają czasu, bo nie rozumieją tych danych, bo “nie są dobrymi analitykami” etc. – niepotrzebne skreślić).

Gdyby zatem nie interwencja (lub, ekhm, sugestia) księgowej, klienci dużo by tracili na złych decyzjach i niepotrzebnych kosztach.

Księgowa ma także zdrowy dystans do Twojej działalności. Patrzy na nią bez podejścia ambicjonalnego, bez oceniania, bez zbędnego komentowania. Po prostu widzi liczby i wskaźniki, obserwuje trendy i – mając wiedzę z zakresu przepisów księgowych i podatkowych – może udzielić Ci porad, które oszczędzą Ci dziesiątki tysięcy złotych.

Nie chwaląc się (a może jednak troszeczkę…) – już kilka razy usłyszałam od klientów, że moje usługi są inwestycją o najwyższej stopie zwrotu.

Porada 2. Pytaj księgową!

Kto pyta, nie błądzi.

Nie ma głupich pytań.

Pytać to nie wstyd.

Te wszystkie maksymy sprawdzają się także i tutaj. Pytaj księgową, skoro korzystasz z jej usług.

“Ale o co?” – możesz spytać. I dobrze! Zadałeś już pierwsze pytanie, brawo!

Powiem Ci, jakie ja dostaję najczęściej pytanie. Pewnie się domyślasz. Klasyk!

“Skąd takie wysokie kwoty podatków?”. To nie jest ulubione pytanie księgowych, ale ja je bardzo cenię. To znaczy, że klient interesuje się w jakikolwiek sposób tym, co się u niego w firmie dzieje.

Ale wracając do głównego wątku: o co możesz spytać księgową? Podam Ci kilka inspiracji:

“Czy widzi Pani w moich dokumentach coś, co powinno przykuć moją uwagę?”

“Czy jest według Pani coś niepokojącego w moich liczbach?”

“Co by mi Pani doradziła, tak z Pani doświadczenia, bym mógł płacić niższe podatki?”

Każde z tych pytań otwiera nowe szufladki, w których są pomysły na to, jak zoptymalizować swoją działalność, generować oszczędności, przygotować się na gorsze momenty oraz dostrzegać zmiany, które nie są widoczne na pierwszy rzut oka.

Pewien klient zadał mi drugie z powyższych pytań. Zajęło mi to dosłownie chwilę, by wychwycić coś ważnego: “Pana przychody są względnie stałe, ale koszty rosną z miesiąca na miesiąc”. Tylko tyle wystarczyło, by klientowi otworzyły się oczy i by przeszedł do działania. Cała rozmowa trwała chwilę. Nie była to żadna skomplikowana usługa.

Miesiąc później klient pochwalił mi się, że dokonał cięć kosztów i dzięki naszej rozmowie uniknął sytuacji, w której jego działalność przestałaby być rentowna.

Porada 3. Sprawdź, czy wszystko jest zaksięgowane

Ta niesłychanie prosta porada chroni przed dwiema rzeczami.

Po pierwsze, przed błędami, które zdarzają się co prawda rzadko, ale się zdarzają. Mogą to być błędy po stronie ludzkiej (klient nie wyśle wszystkich dokumentów, pracownik biura rachunkowego coś przeoczy etc.), jak i po stronie technologii (np. chwilowa awaria serwera może spowodować, że załączany dokument się nie wczyta do systemu).

Przykład: klient pyta, skąd takie wysokie podatki, skoro w poprzednim miesiącu miał tyle kosztów? Gdy sprawdził, co jest zaksięgowane, okazało się, że brakowało tam faktur na duże kwoty, których… zwyczajnie nam nie wysłał.

Po drugie, chroni przed konsekwencjami ze strony urzędów. Brak wykazania przychodów (najczęściej z powodu tego, że klient “zapomniał” wysłać faktury) czy też niewłaściwe zaksięgowanie kosztów może skutkować karami.

Przykład: klient pyta, dlaczego faktury z jego wycieczki do Zakopanego nie zostały zaksięgowane. Otóż niestety nie wszystko można wrzucić w koszty, zwłaszcza jeśli wycieczka do Zakopanego ma się nijak do prowadzonej działalności.

Klienci często nie są świadomi, że to, że nie księgujemy wszystkich faktur kosztowych, które nam przekazują, oszczędza im sporo nieprzyjemności, także finansowych.

Ale również doceniają naszą inicjatywę, gdy pytamy o koszty, które powtarzają się co miesiąc, a w kolejnym miesiącu ich nagle nie ma, co wydaje się nietypowe. Klient zauważa wtedy “o faktycznie, nie wysłałem tego!”. I dzięki naszej interwencji kolejne złotówki zostały zaoszczędzone.

Porada 4. Licz!

Jako przedsiębiorca koniecznie zaprzyjaźnij się z podstawowymi wskaźnikami Twojej działalności.

Czy masz ustalone KPI (kluczowe wskaźniki efektywności)? Jeśli nie, to w sieci znajdziesz całą masę artykułów na temat tego, czym one są i jak je ustalić.

Do podstawowych wartości, które koniecznie musisz znać, należą (i przy okazji wybacz, jeśli jest to dla Ciebie oczywistą oczywistością – po prostu wiem, jak wielu przedsiębiorców swoich liczb nie zna):

• comiesięczne przychody;
• comiesięczne koszty;
• poziom marży;
• wskaźnik rentowności całej firmy;
• całkowity koszt wytworzenie produktu/usługi;
• poszczególne kategorie kosztów (pracownicze, marketing, wynajem biura etc.).

Znajomość tych liczb ma dużo szersze zastosowanie niż się może wydawać. Oto kilka przykładów:

• gdy znasz koszt wytworzenia usługi, możesz zweryfikować swoją politykę cenową (może cena sprzedaży jest zbyt niska w stosunku do kosztu wytworzenia?);
• gdy znasz poszczególne kategorie kosztów, możesz się zastanowić czy istnieją dla nich tańsze lub bardziej efektywne alternatywy (może zamiast biura można prowadzić działalność wirtualną? może zamiast płacić agencji, której działania nie przynoszą zbyt wielkich efektów, zamienić na agencję lub pracownika, którzy lepiej dopasują kampanie do firmowych procesów?);
• gdy monitorujesz comiesięczne koszty, to możesz ocenić, ile z nich było przewidzianych, a ile wyniknęło “nagle”. I czy te “nagłe” można było jednak przewidzieć lub im zapobiec? Jak to można zrobić w przyszłości?

Uwierz mi, gdy zaczynasz badać swoje liczby, podobne pytania i obserwacje zaczynają przychodzić same. Jednakże najpierw musisz po prostu te liczby wprowadzić do arkusza kalkulacyjnego, gromadzić je i regularnie do nich zaglądać.

Bardziej zaawansowane wskaźniki, które możesz badać, to na przykład:
• jaki jest zwrot z kampanii marketingowych?
• jaka jest efektywność procesów sprzedaży?
• jaka jest średnia sprzedaż jednemu klientowi?
• jaki odsetek klientów kupuje ponownie?
• jaka jest oszczędność czasu i/lub kosztów dzięki zatrudnieniu pracownika?

Zdradzę Ci teraz pewien sekret…

Między znajomością danych a stanem finansów istnieje duża zależność nie tylko przez to, że możesz dostrzegać zagrożenia, konieczność zmian czy szanse na optymalizację lub oszczędności.

Obcowanie z danymi uruchamiają… psychologię!

Gdy monitorujesz dane, to proces ten – jak by to ująć – coś Ci robi w środku. Co? A to już zależy od konkretnego człowieka.

Ale dla przykładu: gdy widzisz zbyt wysoki stan kosztów, może to uruchomić złość, która jest impulsem do tego, by coś z tym zrobić. Gdy zdajesz sobie sprawę z dużej efektywności reklamy w social mediach, uruchamia to pomysły na to, jak jeszcze wykorzystać ten kanał promowania się. Gdy badasz wskaźnik lojalności klientów, budzi się ciekawość, jak można klientów jeszcze bardziej do siebie “przywiązać”.

Te korzyści psychologiczne nie są możliwe do osiągnięcia bez regularnego zaglądania do liczb!

Porada 5. Badaj trendy

Spójrz na kilka ostatnich zestawień. Otwórz panel klienta (jeśli do takowego masz dostęp).

Zobacz nie tylko bieżący okres, ale kilka-kilkanaście poprzednich.

Czy da się dostrzec jakiś trend? Jeśli tak, to jaki?

Powiem Ci o interesującym odkryciu mojego klienta. Otóż zachęcony przeze mnie do tego, by zobaczył, jak zmieniają się jego miesięczne przychody na przestrzeni roku, a potem zajrzeliśmy do takich samy danych za 3 poprzednie lata, odkrył… że w jego działalności jest wyraźna sezonowość!

To, że nie działasz w branży turystycznej czy rolniczej nie oznacza, że nie doświadczasz sezonowości. Powyższy klient zaliczał spadek sprzedaży jego usług w grudniu, gdy wydajemy ogromne kwoty, ale na prezenty i przygotowania do świąt. Jego usługi (tłumaczenia) w tym okresie traciły na zainteresowaniu.

Dzięki takiemu odkryciu mógł:
• w porę gromadzić oszczędności, by pod koniec roku nie zabrakło mu pieniędzy na pokrycie bieżących kosztów
• zintensyfikowanie działań marketingowych i sprzedażowych w okresie wrzesień-listopad, by maksymalnie wykorzystać to, że wtedy ludzie są skłonni na jego usługi wydawać więcej
• odpoczywać w okresie świątecznym, bo i tak w jego interesie się niewiele działo, a dzięki dobremu przygotowaniu nie musiał się stresować
• w kolejnym zaś roku nawiązał współpracę, która była mniej podatna na sezonowość (z wydawnictwem).

Jestem ciekawa, jakie trendy odkryjesz u siebie (nie muszą wcale dotyczyć przychodów i kosztów, ale na przykład konwersji – czy działania mające na celu jej zwiększenie są skuteczne?) i jakie wnioski z nich wyciągniesz.

Porada 6. Czytaj zestawienia od księgowej

Jeśli dostajesz takie comiesięczne zestawienia, koniecznie się z nimi zapoznaj. Jeśli regularnie badasz swoje liczby, to być może nie odkryjesz w nich Ameryki (ale chociaż jakąś maleńką wyspę na lokalnej rzece). W takim przypadku jednak warto sprawdzić, czy po prostu się wszystko zgadza.

Jeśli jednak Twój kontakt z liczbami jeszcze ma status “to skomplikowane”, wtedy zestawienie może być Twoim jedynym źródłem informacji, olśnień i pomysłów.

Zresztą, trochę się już o tym nagadałam więc masz ode mnie zadanie domowe: po prostu otwórz ostatnie zestawienie od księgowej i sprawdź czego się z niego możesz dowiedzieć i co możesz z tym zrobić.

W poszukiwaniu skarbu

Prawda, że to było proste?

A wszystko dlatego, że wraz z moim zespołem obserwujemy interesujące i niezbyt dobrze nastrajające zjawisko. Otóż szukając rozwiązań na ulepszenie swoich biznesów koncentrujemy się nieraz na tych przełomowych, innowacyjnych. Jesteśmy przekonani, że musimy odkryć coś absolutnie nowego.

Z drugiej strony obawiamy się, że to, o czym napisałam powyżej, jest zbyt proste, by zrobiło różnicę.

Nic bardziej mylnego.

To z powodu braku regularnego liczenia nie mamy obiektywnej wiedzy o stanie naszych przedsiębiorstw. I tę lukę wypełniamy intuicją, założeniami, fantazjami, wymówkami i innymi podobnymi farmazonami. To z kolei prowadzi do błędnych decyzji, braku reakcji w obliczu zagrożeń i niewykorzystania szans na rozwój.

Szukając skarbu możesz zatem przegapić skarb, który już masz lub jest u Twojego największego sprzymierzeńca.

Jeśli księgowa nie jest jeszcze Twoim sprzymierzeńcem, to czas zacieśnić współpracę. Powiem wprost: nie stać Cię na marnowanie potencjału takiej współpracy!

Gdyby nas o tym uczyli w szkole

Gdyby w szkole uczyli nas jak prowadzić firmę, na pewno poradziliby zaglądać do liczb i monitorować je na bieżąco. Jednakże widocznie w naszej edukacji ważniejsze jest, by pamiętać rok bitwy pod Grunwaldem i znać mity greckie.

A tak proste przygotowanie wystarczyłoby, by (niemal) każdy z nas był w stanie prowadzić firmę. To naprawdę nie jest zarezerwowane dla wybitnych biznesmenów. Wystarczy jedynie wiedzieć, CO trzeba robić, by tę firmę z powodzeniem prowadzić i rozwijać. Fundamentem jest wiedza, a ta jest zawarta głównie w liczbach i wskaźnikach. Poznaj je i zrób z nich użytek, a Twój biznes zyska nowy wymiar profesjonalizmu.

Wiedzę, liczby i wskaźniki ma ta osoba, która Ci towarzyszy w prowadzeniu biznesu, lecz często przypominasz sobie o niej w dwóch momentach: 1) „o nie, znowu trzeba papiery wysłać” oraz 2) „o nie, skąd takie duże kwoty podatków??”

Tymczasem możesz bardziej wykorzystać swoją księgową! To twój sprzymierzeniec, któremu zależy na tym, by twój biznes rósł!

Gdy zapytasz kogokolwiek, kto od lat prowadzi udany biznes, o to czy zna swoje liczby, rzuci jedną z dwóch odpowiedzi: a) jasne, że znam! Lub b) najważniejsze, a resztę znają moi ludzie. Nie znajdziesz nikogo, kto by nie wiedział, ile zarabia, jakie ma koszty, jakie ma marże etc. To odróżnia tych, którzy są skuteczni od tych, którzy prowadzą biznes “jako tako”.

Skontaktuj się z twoją księgową, bo to relacja, która może się okazać inwestycją o najwyższej stopie zwrotu.

Odkryj oszczędności – przejdź do naszego bezpłatnego poradnika podatkowego!

Drogi Przedsiębiorco,
Czy wiesz, że wybór odpowiedniej formy opodatkowania może zaoszczędzić Ci tysiące złotych rocznie? A może zastanawiasz się, czy decyzja podjęta lata temu wciąż jest dla Ciebie optymalna?
Przygotowaliśmy poradnik, który pomoże Ci spojrzeć na opodatkowanie Twojej firmy z nowej perspektywy. Dzięki niemu:

Zrozumiesz różnice między formami opodatkowania.

Dowiesz się, jak podatki mogą wpłynąć na Twoje plany biznesowe.

Otrzymasz wskazówki, jak dopasować formę opodatkowania do sytuacji Twojej firmy i życia prywatnego.

Nie zostawiaj finansowej przyszłości swojej firmy przypadkowi. Już dziś zapoznaj się z naszym darmowym Poradnikiem Podatkowym i podejmuj decyzje świadomie.