Jak wybrać dobre biuro rachunkowe? 7 rzeczy, które warto sprawdzić przed podpisaniem umowy

Wybór biura rachunkowego często zaczyna się od prostego pytania: ile kosztuje księgowość?

Cena oczywiście ma znaczenie. Ale jeśli prowadzisz firmę, znacznie ważniejsze jest to, co właściwie otrzymujesz w ramach tej ceny i komu powierzasz swoje finanse oraz rozliczenia podatkowe.

Dobre biuro rachunkowe nie powinno być tylko miejscem, do którego raz w miesiącu wysyłasz faktury. Powinno dawać Ci poczucie, że Twoje rozliczenia są pod kontrolą, wiesz, co dzieje się w Twojej firmie, a kiedy pojawia się problem lub ważna decyzja – masz do kogo zadzwonić.

Jak więc wybrać biuro rachunkowe? Oto 7 rzeczy, które warto sprawdzić przed podpisaniem umowy.

1. Sprawdź, kto naprawdę będzie zajmował się Twoją księgowością

Strona internetowa może wyglądać świetnie, a pierwsza rozmowa z właścicielem biura zrobić bardzo dobre wrażenie. Warto jednak zapytać, kto będzie faktycznie prowadził Twoją księgowość po podpisaniu umowy.

Czy otrzymasz konkretnego opiekuna? Czy będziesz wiedzieć, z kim kontaktować się w sprawach księgowych, podatkowych i kadrowych? Co stanie się podczas urlopu lub nieobecności tej osoby?

Dobra organizacja pracy biura rachunkowego oznacza, że klient nie powinien zastanawiać się, „do kogo tym razem napisać”.

W RICAVI każdy klient ma przypisane osoby odpowiedzialne za jego obsługę. Jednocześnie pracujemy zespołowo, dzięki czemu wiedza dotycząca klienta nie powinna być uzależniona wyłącznie od jednej osoby.

2. Dowiedz się, czy biuro tylko księguje dokumenty, czy również doradza

To jedna z najważniejszych różnic pomiędzy biurami rachunkowymi.

Podstawowa obsługa księgowa może ograniczać się do zaksięgowania dokumentów, przygotowania deklaracji i przekazania informacji o wysokości podatku.

Tymczasem przedsiębiorca często potrzebuje czegoś więcej.

Czy mogę wrzucić ten wydatek w koszty? Czy powinienem być na VAT? Czy obecna forma opodatkowania nadal mi się opłaca? Jak podatkowo rozliczyć nową usługę? Co się stanie, jeśli zatrudnię pierwszego pracownika? Czy mogę wypłacić pieniądze ze spółki w inny sposób?

To właśnie w takich momentach widać różnicę pomiędzy samą księgowością a realnym wsparciem przedsiębiorcy.

Dlatego przed podpisaniem umowy zapytaj, czy biuro oferuje również doradztwo podatkowe i kto odpowiada za udzielane porady.

W RICAVI łączymy obsługę księgową z doradztwem podatkowym. Dzięki temu możemy nie tylko prawidłowo rozliczyć to, co już wydarzyło się w firmie, ale również pomóc klientowi przeanalizować podatkowe konsekwencje planowanych decyzji.

3. Sprawdź, jak wygląda kontakt z biurem

Dobre biuro rachunkowe poznaje się nie tylko wtedy, kiedy wszystko przebiega zgodnie z planem.

Prawdziwym testem jest sytuacja, kiedy pojawia się problem.

Dlatego warto zapytać:

• jak można kontaktować się z biurem,
• w jakim czasie można spodziewać się odpowiedzi,
• czy masz bezpośredni kontakt ze swoim opiekunem,
• co dzieje się w przypadku pilnej sprawy,
• czy trudniejsze pytania są konsultowane z bardziej doświadczonym specjalistą.

Jeżeli już na etapie rozmowy sprzedażowej trudno uzyskać konkretną odpowiedź, po rozpoczęciu współpracy prawdopodobnie nie będzie łatwiej.

Zwróć też uwagę na sposób komunikacji. Dobry księgowy nie powinien zasypywać Cię przepisami. Powinien potrafić przełożyć je na język przedsiębiorcy.

Nie musisz znać ustaw podatkowych. Powinieneś natomiast rozumieć, jakie masz możliwości, jakie wiążą się z nimi konsekwencje i co należy zrobić.

4. Zapytaj, jak wygląda obieg dokumentów i dostęp do informacji

Czasy dostarczania segregatora faktur raz w miesiącu powoli odchodzą do historii.

Nowoczesne biuro rachunkowe powinno mieć uporządkowany sposób przekazywania dokumentów i informacji. Ma to coraz większe znaczenie również w związku z postępującą cyfryzacją księgowości i KSeF.

Przed rozpoczęciem współpracy sprawdź:

Jak będziesz przekazywać dokumenty? Gdzie znajdziesz informacje o podatkach? Czy możesz sprawdzić, czy dokument dotarł do biura? Jak przekazywane są informacje i komunikaty? Czy masz dostęp do swoich dokumentów online?

Dobry system obiegu dokumentów oszczędza czas obu stron i ogranicza ryzyko, że ważna faktura zaginie w skrzynce mailowej albo zostanie przeoczona.

W RICAVI rozwijamy cyfrową obsługę klienta tak, aby dokumenty, informacje i komunikacja dotycząca rozliczeń były możliwie uporządkowane i dostępne w jednym miejscu.

5. Sprawdź kompetencje i doświadczenie biura

Nie każda księgowość jest taka sama.

Inaczej wygląda obsługa niewielkiej jednoosobowej działalności gospodarczej, inaczej spółki z o.o., firmy zatrudniającej kilkudziesięciu pracowników, organizacji pozarządowej czy przedsiębiorstwa prowadzącego transakcje zagraniczne.

Dlatego warto sprawdzić, czy biuro ma doświadczenie w obsłudze firm podobnych do Twojej.

Zapytaj również o kwalifikacje osób odpowiedzialnych za trudniejsze zagadnienia podatkowe.

Szczególne znaczenie może mieć obecność w zespole doradcy podatkowego. Doradca podatkowy jest zawodem regulowanym i posiada uprawnienia do profesjonalnego doradztwa w zakresie prawa podatkowego oraz reprezentowania podatników przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi.

Jeżeli więc zależy Ci nie tylko na prowadzeniu ksiąg, ale również na bezpieczeństwie podatkowym i możliwości konsultowania bardziej skomplikowanych sytuacji, warto uwzględnić to przy wyborze biura.

6. Dokładnie sprawdź, co obejmuje cena

„Księgowość od 300 zł” brzmi atrakcyjnie.

Problem pojawia się wtedy, gdy po kilku miesiącach okazuje się, że niemal każda dodatkowa czynność jest płatna osobno.

Dlatego porównując oferty biur rachunkowych, nie patrz wyłącznie na kwotę znajdującą się na pierwszej stronie oferty.

Sprawdź przede wszystkim:

Co dokładnie zawiera miesięczny abonament?

Czy obejmuje obsługę VAT? Kadry i płace? Roczne rozliczenia? Kontakt z urzędem? Konsultacje? Raporty? Dodatkowe dokumenty? Korekty? Reprezentację podczas kontroli?

Zapytaj również, od czego zależy wzrost ceny – liczby dokumentów, liczby pracowników, liczby rachunków bankowych, rodzaju transakcji czy dodatkowych obowiązków sprawozdawczych.

Dzięki temu będziesz porównywać rzeczywisty zakres usług, a nie tylko dwie kwoty, które w praktyce mogą oznaczać zupełnie różny poziom obsługi.

Najtańsze biuro rachunkowe nie zawsze jest najtańszym rozwiązaniem dla firmy.

Błąd podatkowy, brak informacji o ważnym terminie albo decyzja podjęta bez wcześniejszej konsultacji może kosztować przedsiębiorcę znacznie więcej niż różnica w miesięcznej cenie księgowości.

7. Zwróć uwagę na to, czy biuro chce poznać Twój biznes

To punkt, który często jest pomijany.

Dobra księgowość zaczyna się od poznania klienta.

Biuro powinno wiedzieć nie tylko, jaką masz formę prawną i ile wystawiasz faktur. Ważne jest również:

• czym zajmuje się Twoja firma,
• kto jest Twoim klientem,
• czy sprzedajesz za granicę,
• jak otrzymujesz płatności,
• czy planujesz zatrudnienie,
• czy zamierzasz inwestować,
• jakie masz plany dotyczące rozwoju firmy.

Dlaczego?

Bo ta sama transakcja może mieć zupełnie inne konsekwencje podatkowe w zależności od okoliczności.

Im lepiej biuro zna Twój biznes, tym większa szansa, że odpowiednio wcześnie zauważy temat, który warto skonsultować.

W RICAVI dlatego dużą wagę przykładamy do procesu rozpoczęcia współpracy i zebrania informacji o działalności klienta. Chcemy wiedzieć nie tylko, co mamy zaksięgować, ale przede wszystkim jak działa firma, którą obsługujemy.

Jakie pytania zadać biuru rachunkowemu przed podpisaniem umowy?

Jeśli właśnie szukasz księgowego, przed podjęciem decyzji zadaj kilka prostych pytań:

Kto będzie prowadził moją księgowość?
Jak wygląda kontakt z opiekunem?
Czy w biurze pracuje doradca podatkowy?
Czy mogę konsultować decyzje przed ich podjęciem?
Jak przekazuję dokumenty?
Co dokładnie obejmuje miesięczna cena?
Za jakie czynności zapłacę dodatkowo?
Jak wygląda zastępstwo podczas nieobecności mojego księgowego?
Czy macie doświadczenie w obsłudze firm podobnych do mojej?

Odpowiedzi powiedzą Ci o biurze znacznie więcej niż sam cennik.

Dobre biuro rachunkowe powinno dawać Ci spokój

Prowadząc firmę, masz wystarczająco dużo rzeczy, którymi musisz się zajmować.

Nie powinieneś dodatkowo zastanawiać się, czy deklaracja została wysłana, czy ktoś przeczytał Twojego maila albo czy decyzja, którą właśnie podejmujesz, nie spowoduje za kilka miesięcy nieprzyjemnej niespodzianki podatkowej.

Dlatego wybierając biuro rachunkowe, warto spojrzeć szerzej niż tylko na cenę.

Szukaj kompetencji, dobrej komunikacji, uporządkowanych procesów, odpowiedzialności i partnera, który chce rozumieć Twój biznes.

Szukasz biura rachunkowego?

W RICAVI Podatki & Rachunkowość zajmujemy się księgowością, podatkami oraz doradztwem dla przedsiębiorców.

Jeżeli zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego albo dopiero rozpoczynasz działalność, umów się z nami na krótką rozmowę. Poznamy Twoją firmę, sprawdzimy, jakiej obsługi potrzebujesz i powiemy Ci, jak mogłaby wyglądać współpraca z RICAVI.

Najpierw porozmawiajmy. Dopiero później zdecydujesz, czy jesteśmy biurem dla Ciebie.